兼职招聘   大学生兼职   钟点工   网络兼职   传单派发  

阿什本 切换城市
找工作

您现在的位置: 兼职馆网 > 兼职资讯 > 兼职技巧

提高工作效率的简单小窍门(二)

作者:兼职馆 时间:2019-09-06
除了时间太过仓促的情况外,在对订约的公司客户提出报告时,一定要在上面附标题和目录,同时也要求部属,在呈送任何书类文件时,都必须规规矩矩地标上标题与目录。
  除了时间太过仓促的情况外,在对订约的公司客户提出报告时,一定要在上面附标题和目录,同时也要求部属,在呈送任何书类文件时,都必须规规矩矩地标上标题与目录。
  
  28.使用电动打孔机比较方便
  
  除了活页式笔记本之外,报纸、杂志的剪贴资料也一律复印成B5大小,然后打上二十六个孔,再夹到活页夹上。
  
  以前使用手动式打孔机,但是在数量增多的情况下,打孔实在是件既麻烦又费时的工作。由于经常需要在相当多的资料上打孔,手动式打孔机已经不合用了,一改用电动式打孔机之后,即可节省很多时间。如果必须经常使用打孔机,还是电动式的比较方便省时。
  
  29. 在活页纸上写上大标题
  
  活页式笔记本都划有标线,其使用方法是,在最上面写上大标题,比如“效率法”之类的大标题,其下写上“收集资料”之类的中标题,接着按照标题分别列出小标或实行中的点子。
  
  如果记载事项无法全部写在一张纸上,则在另一张活页纸上同样的写上大标题、中标题并且按顺序编上号码,这么一来,即使笔记散乱无序,只要看到标题就可以了解其内容。
  
  30. 在加上新活页纸的同时,顺便做整理淘汰的工作
  
  使用活页式笔记,其最大优点在于能够自由地插换页数,必要时可以重新插入,不要的可以丢弃。这样活页夹中的资料,其正确性与精密度都会增加,并且越来越充实、丰富,这种自由伸缩的优点,正是活页纸的魅力所在。
  
  所以,在活页夹上加上新的活页纸同时,除了插换的页数之外,也顺便浏览一下前后的内容,一发觉有不要的东西即撕下丢弃,借此笔记得以保持精简、易读,而且也可以大幅度地缩短检索时间。
  
  31.呈送出去的书类文件也要做标题和目录
  
  除了时间太过仓促的情况外,在对订约的公司客户提出报告时,一定要在上面附标题和目录,同时也要求部属,在呈送任何书类文件时,都必须规规矩矩地标上标题与目录。
  
  因为标题和目录能够使人在阅读内容之前,对文件的整体观点与主题方向,有一个概括性的了解。
  
  乍听之下,似乎令人觉得很麻烦,不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间,也能够缩短自己的工作时间,其效果绝对是很好的。
  
  32.写报告时,先将问题列在纸上,事后再一并查阅
  
  在写报告时,即使中途有疑问或不了解之处,只要它不是个影响巨大的问题,可都不致马上去翻查资料或文献,因为或许因此解决了问题,可是却因思考中断浪费时间,反而耽误了工作进度。
  
  所以一旦有必须查阅的事项,可先将其列在纸上,最后再一并去查资料。此外,列在纸上的问题也可以交待他人去查,自己也不必停下手上的工作。
  
  33.写报告或书信时,根据思路先打草稿,然后再加以修改
  
  在工作之中,为杂志写稿、写书信占了相当大的份量,不过毕竟是本行以外的副业,如果不讲求工作效率的话,一定会影响到业务的进度。
  
  要提高写稿的工作效率,必须放松心情,不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写出完美无缺的作品,终究只会写一字涂一字,写一张撕一张,所以不如随着思路先打个草稿,然后再加以修改。
  
  34.利用业余时间构思文稿
  
  在写稿工作上,构思要费很大的功夫,毫无准备就提笔,往往文思闭塞难以成行,所以在写稿之前,最好在不同的场合,进行构思与草稿的写作。
  
  下了班在公车上,完全不受电话干扰地专心思索,是最适合构思的时段。而且,刚从繁重的工作中解放出来,心情为之一松,往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲之后,再用口述录音机和文书处理机,就可以迅速地完成草稿工作。
  
  35.利用文书处理机来输入文稿
  
  商业文件也和法律文件一样,有很多都是相同的格式。文书处理机不但能保存已打好的文章,而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花一点时间来输入,不过为了日后的方便,还是用文书处理机来输入文稿比较理想。
  
  36. 文书处理机的磁碟片以一张一个为原则
  
  使用文书处理机时,必须特别注意磁碟片的整理方法。举例来说,原则上一张磁碟片中,只储存一个资料。
  
  磁碟片的容量,因机种而有所不同,不过一张大约可储存多达一本书的资料,因而容易在一张磁碟片中,同时存入各种不同的资料,但是检索时,就非常的麻烦,不太合乎效率原则。
  
  按种类准备不同的磁碟片,不会花太多的钱,就能以易于检索的方式,将存入磁碟片的资料分门别类。
  
  37. 以不同颜色的标签来区分不同内容的磁碟片
  
  虽然将不同的资料分别存在不同的磁碟之中,不过如果不一一显示屏幕,还是无法了解其内容,这样就失去了分类的意义。为了解决这个缺点,一般应该采用的方法是——在磁碟片上贴彩色标签。举例来说,会计事务所中所采用的分类法是,绿色标签表示“个别专题”,蓝色标签表示“一般专题”,黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后,如果项目太多,为了使检索资料的使用更加迅速,即可将储存的项目内容做成表单。
  
  38. 保存旧磁碟片中的资料,不断使用新磁碟片
  
  和录像带一样,文书处理机的磁碟片可反复使用,因此一张磁碟片往往被使用好几次。且大家都认为,再买新的磁碟片是一种无谓的浪费。
  
  输入资料要花费相当的工夫,如果将其时间成本列入考虑,则长久不用的资料有朝一日也会派上用场,如将其消除反而是一种浪费,所以要在一张磁碟片中存入相关的资料,至于新的资料,就毫不吝惜地输入新的磁碟片中。
  
  39.活页式手册既能插换页数,又能缩短找寻资料的时间
  
  不论到哪里,随身携带一本活页式手册。在下班回家的公车上、就寝之前,突然想到第二天应该继续进行哪些工作,就马上记在手册上。而且,活页式手册可随时增加页数,不要的页数也可任意抽出作废。
  
  40.备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”
  
  在看书或看电视时,一旦看到想记下的文句,可立刻提笔在B5的活页纸上,记下备忘录。备忘录是分项写下来的,以一页一个项目为原则,至少标明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期,事后重读时,即使记得不太完整,但只要回想一下当时的状况,就可以清楚地了解其内容,而出处则需要详细调查。可供参考之用,备忘录上如果标明这三项,则资料就会越来越有份量。
  
  41.在“单纯作业”时间,利用耳机充实自己
  
  在刚进入机关工作时,在“单纯作业”时间里,最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业,在复印时间内,可趁机学习语言或准备某项考试,因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激,更可提高学习的成效,当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了,但在离开座位去做某种单纯作业时,推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。
  
  42.增强工作意念的妙法
  
  将平常该做的事情列成一张表,做好之后就用红笔划掉,因为这么一来,每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”,当时心中的成就感与满足感,即成为下回工作意念的来源。
  
  如此看来似乎没什么意义,不过在工作无甚进展的情况下,多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的,由于这样很容易造成繁琐,所以可以列表方式来处理。此外,采用这个方式还可免于遗漏某项工作。
  
  43.防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”
  
  撰写一本书着实需要有强烈的意志力,但多达数百页的稿纸,虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具,可达到很高的工作效率,不过,有时候也是一件非常痛苦的事。
  
  在这种情况下,只要想到这是完成一本书的必经过程,就会再次提起干劲。重要的是,如果一心只想到眼前单调的工作,不但会心生厌烦,而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法,想像计划成功或完成工作时的成就感,是防止这些弊端的方法之一。
  
  44.“悦音”卡带以回转式为佳
  
  很多人在做单调工作时,都习惯听轻音乐(BGM),以集中精神。单调的工作尽可能的交给机器或属下去做,当四周吵得令人无法专心做事时,就可放点轻音乐,听听小河的流水声和小鸟的歌声。也就是说,以“悦音”来对抗噪音,同时,这种卡带最好采用回转式的,这样就可以不必为换卡带而中断手头上的工作。
  
  45.以上司的方法处理问题
  
  经常有人发牢骚说,就是因为工作太无聊,所以才无法提高工作效率。一成不变的奉行上司的指示,工作的确不怎么愉快。
  
  同样地,不妨不要理睬别人怎么说,以自己的方式来处理例行公事。
  
  在动脑筋想如何以自己的方式工作的当儿,会发现前所未有的乐趣,这样才能提高效率。
  
  46.办公桌最理想的状态
  
  对某些人而言,只是外观的整齐,不见得是最方便、顺手的工作环境。主要是,最合乎自己方便的状态,就是“整齐有序的状态。”
  
  47.自己整理办公桌
  
  自己的办公桌一定要自己动手整理,以保持自己最方便使用的状态。如果任由他人多事“收东收西”,等到自己开始工作时,很容易找不到自己所要的东西。
  
  为了保持随手取来,工作顺畅迅速的状况,办公桌上的一切,最好能亲自处理。从这个意义上来说,就是保持在合乎自己使用习惯的状况下。
  
  如果任由他人随便动自己办公桌上的东西,工作效率就会显著下降。
  
  48.过暗或过亮的工作场所都会导致效率低落
  
  当因出差必须投宿旅馆时,可随身携带折叠式的台灯,因为一般旅馆的照明大部分都过暗。光线不足,眼睛容易疲劳,根本没有办法看书;但光线太强,也会造成同样的效果。过暗或过亮的光线都会降低工作与学习的效率。
  
  虽然大家都知道光线所造成的影响,但是真正注意关心的人,实在是太少了。经常把工作带回家做的人,最好注意一下家里的照明设备,在过暗的工作场所中工作,往往会事倍功半。
  
  49.台灯要放在左侧
  
  前面提过,办公桌上的摆设,以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外,对惯用右手的人来说,台灯如果不放在左侧,是非常不方便的,因为如果台灯放在右侧,写字时就会受到手影的干扰,无形中降低了工作效率。
  
  而且,这样对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识,不过如果桌子左侧靠墙,往往就把台灯移置右侧,请务必遵守“台灯左放”原则。
  
  50.将内容固定的文章格式化
  
  能够统一某种格式的内容,尽可能准备专用的表格,这样一来,即可减少处理的时间与精力。这也可以应用于一般商业业务工作,比如对象不同内容却大同小异的文书,可分别准备不同的基本表格,然后再视情况的需要稍加修改,即可应用,如此可大幅度地缩短工作时间。
  
  51.抽屉整理尽可能细分化
  
  当然,如果不注意整理的话,抽屉越多麻烦也会越多。
  
  抽屉如果不整理得有条不紊的话,实在很难搞清楚那个抽屉中装的是什么东西,所以抽屉的整理尽可能细分化。回纹针、铅笔等等文具用品,自是当然的事,连文件书类也得分门别类地收在不同位置,这样开抽屉找东西时,就可一下子找到。
  
  52.圆珠笔之类的文具,要经常保持在三支以上
  
  一般而言,随身所携带的圆珠笔最好经常保持在三支以上。
  
  这固然是为油墨用完、遗失等临时状况而准备的,不过另有其他用意,比如写字写到一半,就外出办事,把笔忘在桌上,即使如此,也不会有所不便。而回来之后,在中断的状态下,只要有纸有笔,就能马上集中精神继续工作。就连这么一点点小事,也会影响到工作效率。
  
   53.文具用品要放在伸手可及的范围内
  
  依各人个性的不同,办公桌上也呈现不同的风貌,有的人不加整理杂乱无章,也有人一丝不苟整理得有条有理,究竟哪一种好,不可一概而论。不过,平常使用的文具用笔虽不一定要放在桌上,但最好尽可能放在手边上。
  
  比如处理文件时,要伸手拿支笔就得特地移动身子或站起来,这样会影响工作的专注。基于此,文具用笔最好放在伸手可及的范围之内,避免些无谓的时间浪费。
  
  54.文具用笔备有三套,分成“家里用”、“办公室用”、“随身用”
  
  备有“家里用”、“办公室用”、“随身用”三套不同的用笔,以便在不同的场所使用。如此一来,随时随地都不会缺少必要的文具用笔。
  
  在家里或上下班的车上看书时,想要在书中重要字句下划线,或想要记下突来的灵感,如果手上随时有笔的话,效率会非常的高。从效率投资的观点来看,三套用笔的花费并不算贵。 
Copyright © 2015-2020 All Rights Reserved

赣ICP备2020010422号-1 兼职馆(www.jianzhiguan.com)

客服QQ: 1745310026(小青), 3347105403(小姿)