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提高工作效率的简单小窍门(一)

来源:小鱼 时间:2019-09-06
最近的办公自动化设备,大多具备便捷的功能,复印机自动送稿(ADF),即为功能之因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所谓,可以大大的节省人力与时间。
  最近的办公自动化设备,大多具备便捷的功能,复印机自动送稿(ADF),即为功能之因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所谓,可以大大的节省人力与时间。
  
  1.单面使用活页纸
  
  从学生时代起,我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然,有时也会使用一般的笔记本。不过,从讲究效率的观点来说,活页纸是最佳选择,而且最好只使用活页纸的单面。
  
  或许,这样会令人觉得太浪费,但是以单面使用每一张只记一个项目,即使随着思路起伏随手记下,事后还是能分门别类自由地调整页码,使笔记更加清楚易读。也就是说,必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用,可以免去一张张翻页的麻烦,得以顺利的进行作业。
  
  2.将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
  
  最近的办公自动化设备,大多具备便捷的功能,复印机自动送稿(ADF),即为功能之因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所谓,可以大大的节省人力与时间。
  
  可是,这种精心设计出来的功能,却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如,在公司内部报表文件上经常可以发现,文章是用文书处理机打在A4的纸上,而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一,自动送稿功能(ADF)的威力,也要大大减小了,因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小,不只是复印上,在各方面都将大大提高效率。
  
  3.把书架上大套书籍书背向下排置
  
  百科全书类的大套书籍,可以称之为知识的宝库,平常应经常翻阅利用才是。事实上,这类书籍往往被束之高阁,无人问津。
  
  把大套书籍排上书架时,都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一,在于难以放在普通的书架上。只要向下排置,就可以解决这个困扰。把书背向下排置时,令书底朝外并在上面写上书名,这么一来就可以随手抽取查阅,不会再有笨重、不便的感觉了。
  
  4.利用百科全书的硬纸盒来收藏,可收一举两得之效
  
  把百科全书排上书架时,应该一定先把硬纸盒取下来,让它“赤裸裸”地排在书架上,其理由是,事先取下硬纸盒,需要时,即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。
  
  百科全书或全集之类的大套书,一套都有数十册之多,利用这些硬纸盒做“整理盒”,分门别类地收藏明信片、书信等信件资料,实在非常方便,盒子的容量又多,大小又适合放置书信、明信片,所以,按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻,自是“手到擒来”。
  
  5.将经常使用的工作用语记号化、简略化
  
  在处理的事务过程中,只要在访客的名片上,简单地写上“人、住、印、档”,然后交给秘书,她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化,在交待工作的时候,可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点,得以省去不少麻烦。
  
  不只是一般的事务工作,连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”,“祺”表示“敬祝商祺!”等等,如此即可大大的提高拟稿的速度,很快就可以交给秘书去打字。
  
  6.将重要的剪贴资料印成B5大小
  
  很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯,不过,如果以此来整理应用资料,未必是提高效率的方法。
  
  例如,把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中,在检索的阶段上,这种办法相当不便。
  
  在管理者办公室中,剪下的报纸、杂志文章一律要复印,而且利用复印机放大缩小的功能,全部统一成B5大小,这么一来,不但日后容易整理,而且检索工作也会更为轻松愉快。
  
  7.在活页纸的两侧打孔
  
  我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔,因为想同时对照两种资料时,可随意夹左夹右,资料自然一览无遗。单面使用法的优点是,在这种情况下,将性能发挥到极点。
  
  如果有两侧打孔的活页纸,在装订归档之时,就更加方便,何乐而不为呢?
  
  8.参考书籍在复印出所需资料后,要立刻归位
  
  书架乱七八糟,找一本急需要的书都得花上大半天,当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊,如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。
  
  通常,工作前所需的资料,在一本书中顶多占两、三页左右,因此,不管搬出多少本书,应都应只把必要的章节印下来,随即把书籍放回书架上,这么一来,书架才能保持有条不紊,过后也不必为了找寻书籍,而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上,都是非常有效率的,实在是一举两得。
  
  9.编制派得上用场的“专属用书”
  
  我每个月都要写相当多的稿件。写一、两张稿件,往往就需要查阅好几本参考书,在这种情况下,一本本翻阅查寻,就是有再多的时间也不够用。一般来说,专门书籍大都是厚重一大本,要在这么厚重的书中找出一小段参考资料,真如大海捞针,要浪费不少心力。
  
  因此,从必用的参考文献中,事先印下认为需要的资料,编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册,高效率地进行工作。
  
  10.采用高尔夫球记分法,随时随地记下备忘录
  
  喜欢打高尔夫球的人大概都知道,高尔夫球的记分卡上附有铅笔,大小正好可放在上衣口袋,在球赛进行中,无论打到哪,都可立即记下分数。
  
  除了一般的笔记外,也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录,这么一来,即使身边没带公事包,也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样,随身携带笔记簿。如果采用这种方法,随时随地都可迅速地记下备忘录。
  
  11.善用铅笔型橡皮擦
  
  我们在写稿的时候,都使用一种改良式的橡皮擦。普通橡皮擦,都是长方体,不过这种橡皮擦却是圆筒状,并包在笔型的塑胶管内,可像铅笔一样一点一点的推出来使用。它和一般橡皮擦最大的不同点在于,它可以不必再用另外一双手按住纸张,能够像铅笔一般单手使用。
  
  一旦习惯了,就可右手写左手擦双管齐下,大大的提高工作效率。无论插在口袋中或是和铅笔一起随身携带使用,都是十分方便。
  
  12.在抽屉中放置空名片盒,以收藏小东西
  
  大部分的办公桌,都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶,不过这种塑胶盘却不实用,尤其是塑胶盘把抽屉分成上下两部分,下面的空间有时都浪费掉了。
  
  所以就利用空名片盒,来装抽屉里的小东西,由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格,纵横排列在一起,形成了井然有序的小格子,分门别类用来放置邮票、大小回纹针、零钱等小东西,移动很方便。
  
  13.经常备有文具目录
  
  经常在办公室中备有文具目录,对自己来说,能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具,不过由于文具的种类实在太多了,即使到大型的文具专卖店,也不见得能够找到自己想要的东西,这时候如果手头上有一本目录,就能够马上找到自己想要的东西,并且知道正确的商品名称。
  
  想要目录,只要向厂商索取,他们就会寄来,或是向附近的文具店索取一、两年前的旧目录也可以,包括中小型厂商,备有两、三家以上的目录,当然能有效迅速找到适用的文具制品。
  
  14.事先决定文具的“购买库存量”
  
  要提高工作效率,从笔记簿到邮票,复印用纸等的文具用品,永远都不能缺少,必须源源不断的供给,所以彻底地实施文具库存管理,是非常重要的。因此,事先决定“购买库存量”,再根据这个标准加以补充。
  
  15.记下常用文具的商品号码
  
  前面讲过,利用目录来选购文具的方便。此外,管理者还将目录上常用文具的商品号码预先记录下来,这样就不必一张张的翻目录,只要一通电话就可完成订货工作。所谓的商品号码,就是商品的正式名称。只要告诉厂商这个号码,就能够正确且迅速的让对方了解到所需哪一类文具。
  
  例如,如果指名要“XX牌三○一夹”,即指一般的轻便夹,可以需要的数量和颜色来订购,就不会有送错东西的情形发生。比起在店里对老板费劲的描述了老半天:“我要那种方方的,差不多这么大……”这些繁琐的话,却不必能说清情况。
  
  16.期数完整的杂志须编制索引
  
  通常将杂志上必要部分印下来之后,加以舍弃即可,然而,有关自己的专业杂志却是例外,全部一期不漏完完整整的保存下来。
  
  可是有些杂志自从创刊以来,已达几百期,过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行一次的“索引”存档,以备必要时加以检索。一般说来,即使收藏完整无缺的杂志,大概也很少有人会特地编制一本“索引”。其实把目录印下稍加整理就成了一本“索引”,日后检索时,能节省不少时间。
  
  17.在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”
  
  整理书架时,大概很多人都是根据书籍的内容,而分门别类的排列,有关法律书籍,就应根据内容,例如,“债权法”、“民法”……区分成不同的范围。不过,在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”,为特殊书籍提供随时可用的空间。
  
  刚刚开始着手一项新工作时,资料不会太多,但是随着工作的进行,有时资料会一直增加,或是内容发生变化。预先为此保留应用的空间,纵然资料一点一点的增加,也能加以集中整理。
  
  18.把经常使用的文字、数字刻成橡皮印
  
  在现代的办公室中,OA机器已经成了不可或缺的必需品,不过除了利用这些机器之外,只要稍稍动点脑筋,还是有很多提高工作效率的方法,比如说,利用橡皮印。(年月日印、裁决印、住址姓名印等等各种不同的印章,一应俱全)。
  
  在需要反复书写同样的文字与数字的情况下,如果一一手写,那会耗费许多时间,所以若能将其刻成橡皮印,在处理事务上,便能够省下相当多的时间。即使要多花点钱,但是由于节省手写作业的时间而,提高了工作效率,所以成本反而降低。
  
  19.夜晚在枕边放一支附灯光的园珠笔,灵感一来可马上记下
  
  躺在床上时,突然灵感一闪,大概很多人都有过这种经验。的确,有许多绝妙的灵感都是产生于枕边,不过,要是不立刻记下来,到了第二天早上就会忘得一干二净,这种情况经常可见。
  
  在枕边备有附有灯光的园珠笔与备忘录,灵感突现时,就可立刻随手记下。这种园珠笔在柄部装有小灯泡,能够照亮笔尖范围,所以不必特地打开电灯,就可以记录。
  
  20.深度太高的书架,只会造成空间与时间的浪费
  
  以排列A4大小的书籍来说,书架的深度只要二十一英寸,就绰绰有余了,可是市面上所出售的书架,深度大都高达三十英寸,就这是导致工作效率降低的原因之一。
  
  在这种书架上,B5大小的书籍只占一半的位置,A5大小的书籍两列直排也还占不满。把书排得太深入,不但拿出不方便,而且也浪费空间,所以为了讲求效率,应测量书架的旋转空间,尽可能的选购尺寸合适的制品。
  
  21.将剪贴资料的印本直接存档
  
  前面谈过,利用印机放大缩小的功能,把剪贴资料一律印成B5大小,这样不仅能够统一纸张的大小,而且可以直接夹在二十六孔活页夹上,方便存档。
  
  如此,不但省去粘贴的麻烦,也不会有日久剥落的现象发生,尤其是资料夹成一册,整齐而不占空间,好像一本书一样。
  
  22.将处理完毕的笔记页要即刻抽出
  
  经常使用便于插换的活页笔记,随意把第二天的预定工作和一定要处理的事项记在笔记本之后,将已处理完毕的事项用红笔划掉,而且,在全部事项完成之后,即将这一页从笔记本中抽出移至保存档案。
  
  由于每天反复这个流程,有时候在管理者的笔记本上,还留有一、两年前的笔记页,当然上面记载的全是些悬而未决的问题。这么一来,即使是成年累月未解决的事项,也可在笔记本上一目了然,想到的时候,就可对其深思一番,以谋求解决之道。
  
  23.日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里
  
  从笔记本抽出已处理完毕的活页纸,或许不会马上用,不过偶而也会有再度派上用场的可能,像这样的资料,要都交给秘书,像平日一样加以复印,自行判断分类归档。但是,并不是马上收到最后分类的活页夹档案中,而是收到“暂时档案”里。
  
  然后,每隔一定时间,就翻阅检查一下秘书的分类有无错误,同时也考证一下当初未判断定夺的资料内容,再将认定有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。
  
  24.以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案
  
  保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹,到它有各种不同的颜色,因此应想出一套使用方法充分利用。
  
  比如塑胶面的活页夹,专门保存内部业务手册与呈送法院表格文件等等,并按颜色加以区别;而布面的活页夹,则专门保存各种信息资料,同样的也是以颜色加以区分。这么一来,不管活页夹放在哪里,一眼就可看出档案的内容种类。
  
  25.经常备有新的活页纸
  
  为新书写稿的时候,要以活页纸做备忘录,一有新点子,马上提笔写下,然后将其保存在专用的活页夹中。
  
  存档时,如果发觉新点子比旧点子更好,就将新的存档,旧的作废。久而久之,活页夹中的资料就会越来越丰富。当然,一个活页夹只能为一本书一个主题所专用,为了能够随时使用新的活页夹,常备有大量的活页纸。
  
  26.使用白色活页纸,日后的整理工作将更方便
  
  有的人认为,根据大项目或主题不同,使用不同颜色的活页纸,分类时将更为简便。
  
  但是,最好一律使用白色活页纸,因为本来可以随心所欲大肆使用的活页纸,一旦区别颜色,不但日后分类非常麻烦,而且一一区分颜色也很累人。另外,在复印时,除了彩色复印以外,资料会有不清楚等麻烦。
  
  基于上述的理由,应一律使用白色活页纸。
  
  27.使用二十六孔的活页纸
  
  应一直使用活页式笔记本,而且一律使用二十六孔的活页纸。孔数太少,纸张撕破的危险性高,而且二十六孔是使用率最高的纸张,基于上述的考虑,应选择二十六孔的活页纸。此外,二十六孔的活页纸归档时也非常简便。
  
  当然不只是笔记,连收集杂志、报纸等资料复印本时,也要打上二十六个孔,然后再夹到活页夹上。在活页纸的左右两侧打孔,严格说来,应该是五十二孔才对。
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